Poradnik dyplomantki i dyplomanta

Informacje dotyczące przygotowania do OBRONY PRACY DYPLOMOWEJ w sem. 21L

w Instytucie Radioelektroniki i Technik Multimedialnych PW

INFORMACJE OGÓLNE:

Obowiązują terminy złożenia prac dyplomowych określone w Harmonogramie roku akademickiego 20202021 i w Regulaminie Studiów PW: prac inżynierskich do 10.09.2021 r. (piątek) oraz prac magisterskich do 16.09.2021 r. (czwartek).

Egzamin dyplomowy może być przeprowadzony w formie stacjonarnej lub – ewentualnie – zdalnej (wybiera dyplomantka/dyplomant w uzgodnieniu z promotorem pracy).

Na stronie WEiTi została opisana zmodyfikowana procedura dyplomowania oparta na elektronicznym obiegu dokumentów. Została ona tak opracowana, by możliwe było maksymalne ograniczenie liczby osobistych wizyt dyplomantki/dyplomanta na Wydziale.

Procedury przyjęcia, dopuszczenia do obrony i recenzowania pracy dyplomowej przebiegają na podstawie elektronicznej wersji tekstu. Informację na temat zasad formatowania pracy dyplomowej (w tym szablony stron tytułowych) są dostępne na stronie Wydziału:  http://www.elka.pw.edu.pl/Studia/Kalendarz-ustalenia-plan-zajec/Prace-Dyplomowe.

Podstawowe różnice w stosunku do procedury obowiązującej wcześniej:

  • nie nagrywa się tekstu pracy na płyty CD,
  • nie załącza się zdjęć do dyplomu,
  • nie trzeba uzyskiwać podpisu promotora na Decyzji o dopuszczeniu do egzaminu dyplomowego,
  • wydrukowaną wersję pracy (nieobłożoną) dostarcza się na egzamin dyplomowy (stacjonarny) lub nie później niż 7. dnia po egzaminie (zdalnym).

Niezbędne jest bardzo drobiazgowe przestrzeganie opisanej niżej procedury.

ETAP A) Po napisaniu pracy dyplomowej i zatwierdzeniu (przyjęciu) jej przez promotora

Procedurę gromadzenia dokumentacji dyplomantka/dyplomant zaczyna od utworzenia na OneDrive PW ( https://wutwaw-my.sharepoint.com/ ) katalogu, w którym należy umieścić:

  1. Pracę dyplomową w formacie pdf (powinna to być wersja, która zostanie załadowana później do systemu APD oraz będzie drukowana). Praca powinna spełniać wymagania formalne w skrócie opisane w zakładce – Praca dyplomowa wymagania formalne
  2. Pozytywną opinię promotora pracy dyplomowej (opiekuna) w formie wiadomości mailowej lub kopii korespondencji z dyplomantem
  3. Skan wypełnionego i podpisanego załącznika nr 1 do zarządzenia nr 97/2019 Rektora PW (zgoda lub nie na monitoring karier zawodowych absolwentów).
  4. W przypadku realizacji egzaminu dyplomowego w trybie zdalnym skan wypełnionego i podpisanego załącznika nr 2 do zarządzenia nr 26/2020 Rektora PW (Oświadczenie studenta przystępującego do egzaminu dyplomowego w trybie na odległość).
  5. W przypadku realizacji egzaminu dyplomowego na terenie Uczelni – skan wypełnionego i podpisanego oświadczenia wyrażenia zgody na uczestniczenie w egzaminie dyplomowym.
  6. W przypadku, gdy osoba jest w procesie wznowienia studiów – skan karty wznowienia studiów (obu stron dokumentu).

Dokumenty wymienione w punktach 3 oraz 4 albo 5 należy dostarczyć w wersjach papierowych (przed obroną), np. przez kuriera lub osobiście.

W związku z usprawnianiem procedury dyplomowania i elektronicznym obiegiem większości dokumentów związanych z tym procesem, niżej wymienione dokumenty są obecnie przetwarzane w wersji elektronicznej i nie ma potrzeby ich wydruku:

  • Wniosek o wydanie dyplomu i suplementu – wypełniany w systemie USOSweb przez studenta;
  • Informacja o danych osobowych do dyplomu – wypełniany w systemie USOSweb przez studenta;
  • Potwierdzenie przelewu za odpisy dyplomu/suplementu – dokonanie opłaty widoczne w systemie USOS
  • Streszczenie i słowa kluczowe pracy dyplomowej – wypełniane w systemie USOS APD przez studenta;
  • Oświadczenie autora pracy – podpisane oświadczenie (skan) powinno być dołączone do wgrywanej do USOS APD pracy dyplomowej;

Student jest zobowiązany do zachowania wszystkich oryginałów dokumentów, których skany zamieścił w folderze na dysku OneDrive PW. Ponadto, dyplomant musi sprawdzić i zaakceptować suplement przed obroną pracy dyplomowej.

Aby pojawiła się możliwość wygenerowania suplementu, do systemu USOS muszą być wpisane wszystkie oceny i zaliczenia.

W systemie USOSweb w zakładce „dla studentów” – „suplementy” znajduje się instrukcja dla studentów.

Dokumenty przewidziane w p. 1-3 i 6 należy umieścić najpóźniej w dniu określonym jako “termin złożenia pracy dyplomowej”.

W tym terminie należy również przesłać  do Sekretariatu  dydaktycznego (do p. Izabeli Dudek i.dudek@ire.pw.edu.pl, z kopią do p. Moniki Feluś m.felus@ire.pw.edu.plwiadomość zatytułowaną Dane do obrony pracy dyplomowej, a w niej następujące informacje:

  1. łącze do ww. katalogu (z pracą dyplomową i pozostałymi dokumentami),
  2. rodzaj składanej pracy (inż./mgr),
  3. imię i nazwisko,
  4. nr albumu,
  5. nr telefonu kontaktowego,
  6. tytuł pracy w języku polskim, tytuł pracy w języku angielskim,
  7. imię, nazwisko i stopień (tytuł) naukowy kierownika pracy.

Po sprawdzeniu kompletności dokumentacji Sekretariat przygotuje Decyzję o dopuszczeniu do egzaminu i przekaże sprawę do Dziekanatu. W tym czasie zostanie powołany recenzent pracy dyplomowej i ustalony termin egzaminu dyplomowego.

Uwaga: dyplomantki/dyplomanci studiów 1. stopnia, którzy w następnym semestrze zamierzają podjąć studia magisterskie, powinni (przed złożeniem dokumentów) zadeklarować w systemie USOS przedmioty na 1. semestr studiów magisterskich.

Dziekanat może wykonać swoją część pracy dopiero wtedy, kiedy dysponuje kompletem ocen studenta.

Obowiązkiem dyplomanta jest  umieszczenie pracy dyplomowej w Archiwum Prac Dyplomowych (APD) Politechniki Warszawskiej. Powyższe wymaganie nie dotyczy wyłącznie prac, dla których decyzją Dziekana przyjęto tryb utajnienia. Po zakończeniu procedur organizacyjnych w Dziekanacie i Sekretariacie Instytutu dyplomant otrzyma e-mail z informacją, że można załadować pracę do systemu APD. 

Procedurę archiwizowania pracy dyplomowej rozpoczyna student: umieszczając w archiwum wersję elektroniczną pracy dyplomowej w formacie pdf, a także wpisując informacje dodatkowe (m.in. słowa kluczowe i streszczenie).

Następnie promotor pracy dyplomowej sprawdza poprawności informacji umieszczonych przez dyplomanta i zatwierdza pracę dyplomową (ew. może ją skierować do poprawy i zatwierdzić po poprawieniu).

Zatwierdzenie przez promotora pracy umieszczonej w APD jest warunkiem koniecznym przystąpienia dyplomanta do egzaminu dyplomowego. Pod adresem:

http://www.elka.pw.edu.pl/Studia/Kalendarz-ustalenia-plan-zajec/Archiwum-prac-dyplomowych/APD-informacja-dla-Studenta   znajduje się prezentacja objaśniająca tę procedurę.

Gdy opiekun zatwierdzi pracę i wprowadzi swoją opinię o pracy, a recenzent – recenzję, praca będzie gotowa do obrony.

ETAP B) Przed egzaminem dyplomowym

O termin egzaminu dyplomowego należy dowiadywać się w Sekretariacie Dydaktycznym (telefonicznie: 22 234 7829 lub 22 234 7696). Recenzja pracy dyplomowej powinna być dostępna w systemie USOS-APD (najpóźniej na 3 dni przed terminem egzaminu).

Przed dniem egzaminu dyplomowego (stacjonarnego)  dyplomantka/dyplomant powinna/powinien wydrukować 1 egzemplarz pracy dyplomowej (zgodnej z wersją wprowadzoną do APD.

 ETAP C) W dniu egzaminu dyplomowego

W przypadku egzaminu stacjonarnego :

Student przychodzi do sekretariatu dydaktycznego około godzinę przed wyznaczonym terminem egzaminu (ale nie wcześniej niż dwie godziny) z oryginałami dokumentów, których skany zostały umieszczone w katalogu OneDrive oraz jednym egzemplarzem wydrukowanej pracy dyplomowej.

Egzamin dyplomowy odbywa się w Sali Konferencyjnej IRTM (427/428), obowiązuje maseczka i skorzystanie (w sali) z płynu do dezynfekcji rąk.

Prezentacja na egzamin dyplomowy może być przyniesiona na pamięci przenośnej lub płycie CD (DVD). Podczas egzaminu dyplomowego w szczególnych przypadkach dopuszcza się korzystanie z własnego komputera przenośnego.

W przypadku egzaminu zdalnego:

Dyplomantka/dyplomant musi mieć dostęp do komputera umożliwiającego pracę z programem MS Teams, konieczne jest korzystanie z kamery oraz mikrofonu zapewniających odpowiedną jakość przekazu audio i wideo. Konieczne jest przygotowanie dokumentu tożsamości pozwalającego na potwierdzenie tożsamości dyplomantki/dyplomanta.

Pozostałe  zasady przeprowadzania egzaminu dyplomowego w trybie na odległość znajdą Państwo w:  załącznik nr 1 do zarządzenia nr 99 /2020 Rektora PW

ETAP D) Po egzaminie dyplomowym:

Formularz Karty obiegowej można pobrać z http://www.elka.pw.edu.pl/content/download/26124/171520/file/Karta%20obiegowa.pdf

  • Kolejność stemplowania karty obiegowej:
  • Biblioteka Wydziałowa.
  • Biblioteka Główna.
  • Dział Techniczny pok. 19.
  • Dziekanat pok. 119 (akademiki).
  • Podpis opiekuna pracy dyplomowej w wierszu Instytut dyplomujący.
  • Sekretariat dydaktyczny IRiTM pok. 424.
  • Dziekanat pok. 111.

Wypełniona karta obiegowa potrzebna będzie dopiero przy odbiorze dyplomu z Gmachu Głównego PW.   O możliwości odbioru dyplomu zostaną Państwo powiadomieni listownie